Certificat de salaire en Suisse : qui, quand et comment ?
Qui ? Tout employeur, pour chaque employé, activité principale ou accessoire. Les règles sont celles du guide d'établissement 2026, publié par l'Administration fédérale des contributions et la Conférence suisse des impôts. Il a force obligatoire.
Quand ? Chaque année, et immédiatement en cas de départ ou de décès. Le guide ne fixe pas de date précise en début d'année. Remettez-le assez tôt pour que l'employé puisse préparer sa déclaration d'impôts à Genève, attendue au 31 mars. Pour une personne imposée à la source, l'attestation-quittance suit au plus tard le 31 janvier.
Comment ? Avec un logiciel de salaire agréé Swissdec, l'application gratuite eCertificat de salaire ou le formulaire officiel au format PDF.
Formulaire 11 : que mettre dans chaque case ?
| Case | Ce qu'on y inscrit | Attention |
|---|---|---|
| A à E | Type de document, numéro AVS, date de naissance, année, dates d'entrée et de sortie | Les dates se remplissent même pour une année complète |
| F | Transport gratuit entre le domicile et le travail | À cocher notamment avec une voiture de service |
| G | Cantine, chèques-repas, repas de midi payés | À cocher si le repas à prix réduit est possible, même si l'employé n'en profite pas |
| H et I | Adresse de l'employé, lieu, date, employeur, personne de contact | Signature requise, sauf établissement entièrement automatisé |
| 1 | Salaire, commissions, allocations, 13e et 14e mois contractuels | Toutes les allocations versées par l'employeur vont ici |
| 2.1 à 2.3 | Pension et logement, part privée de la voiture, autres avantages | Forfait du guide ou valeur de marché, selon le cas |
| 3 | Bonus, primes d'engagement, indemnités de départ | Prestations occasionnelles, avec leur nature |
| 4 à 7 | Capital, participations, conseil d'administration, autres prestations | Selon la situation |
| 8 | Salaire brut total | Somme des chiffres 1 à 7 |
| 9 | Part de l'employé : AVS, AI, APG, chômage, accidents non professionnels | La part de l'employeur n'y figure pas |
| 10.1 et 10.2 | Cotisations LPP retenues et rachats retenus sur le salaire | Un rachat payé directement par l'employé n'y figure pas |
| 11 | Salaire net | Chiffre 8 moins chiffres 9 et 10 |
| 12 | Impôt à la source retenu | Montant brut de l'année |
| 13 | Frais remboursés | Voir la section sur les frais |
| 14 et 15 | Avantages difficiles à évaluer, observations | Le chiffre 15 sert aussi pour les règles genevoises |
Exemple : comment le remplir avec une voiture et un bonus
Exemple pour un salaire annuel de 84'000 francs, un bonus de 6'000 francs, une voiture de service achetée 40'000 francs hors TVA et 4'000 francs de LPP retenus. Pour simplifier, la prime d'accidents non professionnels est laissée de côté.
| Case | Calcul | Montant en francs |
|---|---|---|
| 1 | Salaire annuel | 84'000.00 |
| 2.2 | 40'000 x 0,9 % x 12 mois | 4'320.00 |
| 3 | Bonus | 6'000.00 |
| 8 | Total brut | 94'320.00 |
| 9 | AVS, AI, APG 5,30 %, chômage 1,10 %, AMat 0,029 % | 6'063.83 |
| 10.1 | LPP retenue | 4'000.00 |
| 11 | 94'320.00 - 6'063.83 - 4'000.00 | 84'256.17 |
La case F est cochée, car la voiture de service couvre le trajet. Les taux viennent de nos chiffres clés 2026.
Frais : ce qu'il faut déclarer, et ce qui se coche seulement
Si tous les remboursements respectent ces limites du guide 2026, il suffit de cocher la petite case du chiffre 13.1.1, sans indiquer de montant. Ces limites supposent que l'employé doit réellement se déplacer ; un forfait ne peut pas être extrapolé au nombre de jours de travail.
| Dépense | Condition |
|---|---|
| Nuitée | Sur justificatif |
| Repas principal | Réel jusqu'à 35 francs en général, ou forfait jusqu'à 30 francs |
| Invitation de clients | Sur facture originale acquittée |
| Transports publics | Sur justificatif |
| Voiture privée | 75 centimes par kilomètre au maximum |
| Faux frais | Sur justificatif, sinon 20 francs par jour au maximum |
Les forfaits périodiques (représentation, voiture, autres) se déclarent toujours au chiffre 13.2, même avec un règlement agréé. Sans règlement approuvé, un dépassement oblige à indiquer les montants remboursés. Le remboursement du trajet entre le domicile et le travail est du salaire : chiffre 2.3, sans croix en case F.
Voiture de fonction : le calcul de la part privée
Si l'employeur paie tous les frais et que l'employé ne règle que le carburant de ses longs trajets privés, déclarez au chiffre 2.2 0,9 % par mois du prix d'achat hors TVA, équipements spéciaux compris. Le minimum est de 150 francs par mois. Cochez aussi la case F.
Ce forfait comprend le trajet entre le domicile et le travail. En contrepartie, l'employé ne peut plus déduire ce trajet. En leasing, le calcul part du prix au comptant hors TVA indiqué au contrat. Avec un livre de bord, vous pouvez déclarer la valeur effective : kilomètres privés x 75 centimes.
Aucun montant n'est à déclarer si l'usage privé est fortement limité, par exemple par des outils installés à demeure. Si l'employé prend à sa charge une part considérable des frais, écrivez au chiffre 15 : « Part privée pour véhicule d'entreprise à déterminer en procédure de taxation ». Pensez aussi à l'assurance des véhicules d'entreprise.
À Genève, sauf cas justifié, l'administration considère une voiture à plus de 100'000 francs hors TVA comme un véhicule de luxe, avec un calcul plus élevé.
Certificat de salaire à Genève : les règles du canton
L'administration fiscale genevoise ajoute ces précisions.
Pas d'envoi automatique
Genève n'a pas de base légale pour une transmission automatique. L'envoi à l'administration reste facultatif et suppose l'accord de l'employé.
Taux d'activité et commune
Indiquez-les au chiffre 15 : ils servent aux déductions et à la répartition de l'impôt communal.
Allocations familiales
Versées par l'employeur : chiffre 1. Versées par la caisse : mention au chiffre 15, « allocation pour enfants versées par la caisse de compensation absentes du certificat de salaire ».
Maternité et perte de gain
L'AMat figure au chiffre 9 ou 15. La cotisation à une perte de gain maladie complémentaire n'entre pas au chiffre 9 : mentionnez-la au chiffre 15.
Règlement de frais
Reprenez un modèle déjà validé par le canton, ou faites approuver le vôtre, puis mentionnez l'agrément au chiffre 15.
Ce qu'on ne déclare pas, et les erreurs à éviter
Inutile de déclarer : un demi-tarif offert, des cadeaux en nature jusqu'à 600 francs par an, une place de parc gratuite au travail, l'usage privé normal du téléphone ou de l'ordinateur. Les cadeaux en espèces se déclarent toujours.
À éviter : répartir une même année sur plusieurs documents sans le signaler, oublier la part privée de la voiture, verser un forfait de frais sans le déclarer, ou oublier la cotisation LPP retenue. Un document absent ou inexact expose à des sanctions (art. 127, 174 et 186 LIFD, art. 251 CP).
Nous établissons ces documents dans notre service de gestion des salaires à Genève, en lien avec votre comptable à Genève.
Questions fréquentes
Ces informations résument le guide d'établissement valable dès le 1er janvier 2026 et les pages de l'administration fiscale genevoise. En cas de doute, le guide fait foi.
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